Podstawą prawidłowego doboru personelu jest takie dopasowanie kwalifikacji kandydata i profilu stanowiska pracy, aby jak najpełniej wykorzystać kompetencje pracownika.

Proces doboru personelu rozpoczyna się od opisu stanowiska pracy, na którym jest wakat. Na tej podstawie można zdefiniować profil kandydata, który będzie najbardziej właściwy dla charakteru posady. Następnie ustala się mechanizmy zatrudnienia. W tym momencie podejmuje się decyzję o wynajęciu zewnętrznej firmy rekrutacyjnej lub dotyczące zasad przyjmowania nowego pracownika. Dopiero wówczas podchodzi się do procedur rekrutacyjnych.

W pierwszej kolejności bada się możliwe źródła pozyskiwania pracowników. Rekrutację można w tym aspekcie podzielić na wewnętrzną (ograniczającą się do dotychczasowych pracowników przedsiębiorstwa – zalicza się do tego np. awans) i zewnętrzną, czyli formę zatrudniania poprzez rynek pracy. Oprócz tego wyróżnia się tzw. rekrutację szeroką i segmentową. Pierwszy model sprawdza się przy obsadzie szeregowych pracowników na stanowiska nie wymagające specjalistycznych kompetencji. Ogłoszenia o pracę są bez adresata i mają trafić wtedy do maksymalnej liczby osób z różnych środowisk. W tym celu anonse są zamieszczane w środkach masowego przekazu. Rekrutacja segmentowa kierowana jest do określonej grupy zawodowej. Stosuje się ją do pozyskiwania konkretnych specjalistów lub kadry menadżerskiej, więc ogłoszenie musi być inaczej sformułowane. Powinno także docierać tylko do węższego grona odbiorców. Dlatego też ważne są odpowiedni sposób i miejsce przekazywania takich informacji.

Następnym krokiem doboru personalnego jest selekcja ubiegających się o pracę. Do podstawowych metod selekcji należą m.in. analiza informacji, pochodzących od kandydata (CV, życiorys, listy polecające), rozmowa kwalifikacyjna (wywiad), czy testy selekcyjne. Nowoczesnym narzędziem selekcji jest tzw. ocena zintegrowana (assessment center), stosowana najczęściej przy obsadzaniu wysokich stanowisk kierowniczych.